Программа повышения квалификации. Модуль 6 – «Деловые коммуникации»

                                                          Модуль 6 – «Деловые коммуникации»


       В Тольятти продолжается программа повышения квалификации, обучения линейных руководителей и подготовки кадрового резерва для сотрудников завода СЛТ Аква: «Управление персоналом. Развитие управленческих компетенций линейного руководителя».

       Так как линейные руководители на производстве руководят исполнителями, непосредственно контактируя с рядовыми сотрудниками, и отвечают за достижение конкретных операционных результатов, то им для эффективной работы нужны навыки не только управления (умение планировать, контролировать, принимать решения), но и коммуникации (эффективное общение, активное слушание, обратная связь).

        Коммуникация — это обеспечение информационного обмена как внутри подразделения, так и с другими уровнями управления. Как организовать правильно этот информационный обмен, получать максимум информации и чем отличается обычное общение- коммуникация- между людьми в быту и на производстве?

        Деловые коммуникации (деловое общение) — это процесс обмена информацией, направленный на достижение конкретных бизнес-целей. В отличие от повседневного общения, деловая коммуникация отличается чёткой структурированностью и целенаправленностью. Примерами деловой коммуникации являются: переговоры о заключении контракта; совещание по планированию проекта; презентация нового продукта; деловая переписка с клиентом.

        Некоторые формы деловых коммуникаций:
1) Устное — переговоры, совещания, публичные выступления, телефонные разговоры.
2) Письменное — деловая переписка, документация, отчёты.
3) Электронное — видеоконференции, электронная почта, мессенджеры, корпоративные порталы.
4) Смешанное — комбинирует различные форматы.

        Деловые коммуникации классифицируют по различным критериям, например:
1) По структуре взаимодействия: вертикальная — общение между руководителем и подчинёнными; -горизонтальная — взаимодействие между коллегами одного уровня.
2) По формальности: формальная — строго регламентированные процессы, официальные письма, отчёты по шаблонам, протоколы совещаний; неформальная — общение в чатах, разговоры у кофемашины, обсуждения в соцсетях компании.
3) По числу участников: личная — диалог один на один и публичная — совещания, презентации, доклады, групповые чаты.

        Некоторые правила эффективной деловой коммуникации:
1) Чёткость и конкретность — излагать мысли ясно, избегать двусмысленности и расплывчатых формулировок.
2) Уважение и вежливость — проявлять уважение к собеседнику, использовать вежливые формулировки, избегать оскорблений и грубых высказываний.
3) Активное слушание — внимательно слушать собеседника, стараясь понять его точку зрения, задавать уточняющие вопросы, чтобы убедиться в правильном понимании.

        Для осуществления деловых коммуникаций используют различные каналы, например:
1) Электронная почта — позволяет быстро обмениваться информацией, документами и файлами.
2) Мессенджеры и социальные сети — позволяют оперативно решать вопросы, организовывать видеоконференции и поддерживать постоянный контакт с коллегами и клиентами.
3) Видеоконференции — позволяют проводить встречи и презентации, не выходя из офиса или дома.

        Некоторые ошибки, которые часто встречаются в деловых коммуникациях:
1) Неумение слушать. Из-за этого информация может быть недопонята, а затем извращена, могут быть пропущены важные указания или советы.
2) Затянувшаяся пауза. Когда необходимо продолжить общение, а говорить уже не о чём, потом наладить контакт будет намного сложнее.
3) Чрезмерная активность собеседника. Если начать засыпать рассказчика вопросами, то разговор становится похожим на допрос. Назойливыми вопросами можно сбить собеседника с мысли и увести разговор в сторону.
4) Угрюмое или сердитое выражение лица. Улыбка не только облегчает установление контакта, но и помогает привлекать и удерживать внимание окружающих.
5) Монотонность речи. Если в процессе деловой беседы руководитель меняет интонацию, сопровождает речь жестами, то его информация будет адекватно воспринята сотрудниками.
6) Привычка перебивать других. Каждый участник разговора должен иметь возможность спокойно высказать свою мысль.
7) Несоблюдение конфиденциальности. Некоторые вопросы не должны предаваться огласке, пока они находятся в стадии обсуждения.
8) Использование неуместных форм общения. Например, электронная почта неуместно используется для решения каких-либо эмоциональных проблем.
9) Неполное прочтение своей почты. Если отсылают письмо с подробной информацией, обучением или с ответами на конкретные вопросы, то рассчитывают на то, что письмо будет прочитано полностью.

        Практическая часть занятия была направлена на отработку правил эффективности деловых коммуникаций и на работу над допущенными ошибками. Практические занятия помогают научиться различать, выбирать и применять виды, форму, каналы и правила делового общения с сотрудниками в разных ситуациях. В игровой форме были проиграны обучающимися различные «сценарии» коммуникаций.

        После окончания данного модуля у наших сотрудников закрепились практикой теоретические знания, что обязательно поможет им в работе. Обучение продолжается, и мы будем писать по мере прохождения модулей сотрудниками.